Wirtualne narzędzia w prowadzeniu realnej firmy

Prowadzenie firmy może pochłaniać bardzo dużo czasu i pieniędzy. Są jednak sposoby na to, by zaoszczędzić jedno i drugie. Wirtualne biuro, wirtualny sekretariat, wirtualny marketing owiec i wirtualny… concierge.

Wirtualne biuro

Nie każdego przedsiębiorcę, zwłaszcza początkującego, stać na wynajem lokalu użytkowego. Jeśli działalność firmy nie wiąże się z regularnymi wizytami klientów, to właściciel może skorzystać z usług wirtualnego biura. A konkretnie z usługi wirtualnego biura. Wirtualne biuro to adres, pod którym można zarejestrować własną firmę i wykorzystywać go na materiałach firmowych jak wizytówki czy papier firmowy. Adres ten znajduje się w centrum dużego miasta. Stanowi więc o renomie firmy, jest jej reklamą i budzi zaufanie. Jeśli zajdzie potrzeba spotkania biznesowego, przedsiębiorca może skorzystać z wyposażonej Sali konferencyjnej pod danym adresem.

Wirtualny sekretariat

Wirtualne biura mają w swojej ofercie również usługi sekretarskie. Wirtualna sekretarka sprawia, że firma wydaje się większa, bo zatrudnia pracownika do odbierania telefonu. Koszta skorzystania z tej usługi zależą od ilości rozmów przychodzących. Są jednak niższe niż zatrudnienie tradycyjnej sekretarki. Klient zawsze dodzwoni się do firmy, nawet gdy właściciel ma wyłączony telefon lub przebywa za granicą. Istnieje możliwość przekierowania rozmów na telefon komórkowy właściciela. Rozmowy są nagrywane lub zapisywane w panelu przedsiębiorcy. Można też skorzystać wyłącznie z numeru telefonu. Oczywiście będzie to numer do dużego miasta. W tym przypadku rozmowy również mogą być nagrywane oraz przekierowywane na telefon komórkowy właściciela firmy.

Wirtualna asystentka

To również tańsza opcja, niż zatrudnienie tradycyjnej asystentki. Można jej zlecić wszelkie prace biurowe jak odbieranie telefonów, prowadzenie kalendarza, przypominanie o ważnych spotkaniach, umawianie spotkań z klientami biznesowymi lub z dostawcami, prowadzenie korespondencji z klientami, dostawcami lub z urzędami, negocjacje z dostawcami, przepisywanie notatek ze spotkań biznesowych, przygotowywanie prezentacji w oparciu o merytoryczne instrukcje, drukowanie, kopiowanie, bindowanie, szukanie informacji w internecie, proste tłumaczenia lub zlecenie tłumaczeń przysięgłych, zakup biletów na podróż służbową, rezerwacja hotelu, sali konferencyjnej, zamówienie cateringu bądź kuriera.

Wirtualny marketingowiec

To usługa, która na podstawie przekazanych wytycznych, takich jak cele firmy, oferuje strategię jaką warto przyjąć dla osiągnięcia założonych planów. Ponadto wirtualny marketingowiec może wykonać m.in. stronę internetową, zarejestrować domenę lub zaproponować alternatywną nazwę jeśli dana domena jest zajęta, zaprojektować logo na podstawie briefu, obsługiwać newslettery, profile na portalach społecznościowych.

Wirtualny concierge

Wirtualny concierge załatwi za nas sprawy domowe, abyśmy mogli bardziej skoncentrować się na pracy. Może on zamówić limuzynę, zarezerwować stolik w restauracji, zarezerwować i kupić bilety do kina czy teatru, zrobić zakupy domowe, zawieźć i odebrać rzeczy z pralni lub szewca, zawieźć samochód na myjnię lub przegląd. Wirtualny concierg przypomni o ważnych datach, takich jak imieniny czy urodziny bliskich nam osób oraz zakupi i zleci dostarczenie kwiatów i prezentów.

-- O autorze

gosia